Bestellübermittlung

Bestellen Sie Hardware bei einem Ihrer Distributoren? Mit dem Connector senden Sie Einkaufsbestellungen aus Odoo direkt an ITscope — und damit weiter zum Distributor — ohne separate Portale oder PDF-Mails.

Was ist die Bestellübermittlung?

Die Bestellübermittlung sendet Purchase Orders (Einkaufsbestellungen) aus Odoo automatisch an den Distributor über ITscope. Die Übermittlung nutzt das standardisierte OpenTrans-Format, sodass Distributoren die Bestellung direkt in ihr System einlesen können.

OpenTrans ist ein offener XML-Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten — ähnlich wie EDIFACT, aber moderner und einfacher zu nutzen.

Wie funktioniert es?

  1. Sie bestätigen eine Einkaufsbestellung in Odoo (Status: “Bestellt”).
  2. Der Connector erzeugt aus der Bestellung ein OpenTrans-Dokument.
  3. Das Dokument wird an die ITscope-API gesendet.
  4. ITscope leitet die Bestellung an den hinterlegten Distributor weiter.
  5. Status-Antworten (Auftragsbestätigung, Versand) werden zurück in Odoo geschrieben.

Voraussetzungen

Voraussetzung Bedeutung
Produkt mit PUID Jede Position braucht eine ITscope-Produktnummer
Lieferant ist ITscope-Distributor Z. B. Also, Ingram Micro, Tech Data, Wortmann
Lieferadresse vollständig Straße, PLZ, Ort, Land — Pflichtfelder im OpenTrans-Header
Kontaktperson Mindestens ein Buyer-Kontakt mit Name und E-Mail

Ablauf im Detail

1. Bestellung anlegen

Erstellen Sie wie gewohnt eine Einkaufsbestellung in Odoo (Einkauf → Bestellungen → Neu). Wählen Sie als Lieferant einen ITscope-Distributor.

2. Bestellung bestätigen

Klicken Sie auf Bestellung bestätigen. Der Connector erkennt automatisch, dass die Bestellung übermittelt werden soll.

3. Automatische Übermittlung

Der Connector validiert die Bestellung. Bei Erfolg sehen Sie im Bestellungs-Chatter:

✅ Bestellung an ITscope übermittelt — Order-ID: 12345

4. Status-Rückmeldung

Der Connector empfängt automatisch:

  • Auftragsbestätigung (order_confirmation) — meist innerhalb weniger Minuten
  • Versandbenachrichtigung (despatch_advice) — sobald die Ware versendet wurde
  • Optional: Tracking-Nummer, Lieferdatum

Diese Informationen erscheinen direkt in der Odoo-Bestellung.

Status-Tracking

Nach der Übermittlung wird der Bestellstatus automatisch synchronisiert.

Wo sehe ich den Status?

Im Einkaufsbestellformular unter dem Reiter “ITscope” wird der aktuelle Übermittlungsstatus angezeigt. Zusätzlich werden alle Statusänderungen als Nachrichten im Chatter protokolliert.

Automatische Synchronisation

Ein Cron-Job prüft regelmäßig den Status offener Bestellungen bei ITscope. Statusänderungen werden automatisch in Odoo übernommen — kein manuelles Nachschauen nötig.

Manuell Status abfragen

Im Bestellformular gibt es den Button “Status aktualisieren” für eine sofortige Abfrage. Alternativ können Sie den Cron-Job unter Einstellungen → Technisch → Geplante Aktionen manuell starten.

Benachrichtigungen

Bei jedem Statuswechsel (z.B. “Bestätigt”, “Versendet”) wird eine Benachrichtigung im Odoo-Chatter der Bestellung hinterlegt — inklusive Tracking-Nummer, falls vorhanden.

Status-Übergänge

Von Nach Auslöser
Entwurf Übermittelt Automatisch nach Bestellbestätigung
Übermittelt Bestätigt Distributor hat Auftragsbestätigung zurückgemeldet
Bestätigt Versendet Ware wurde versendet, Tracking-Nummer verfügbar
Versendet Geliefert Lieferung eingetroffen (manuell oder durch Wareneingang)
Beliebig Storniert Distributor hat abgelehnt oder Stornierung bestätigt

Fehlerfälle und Lösungen

Fehler Ursache Lösung
PUID fehlt Produkt nicht mit ITscope verknüpft Produkt über die Produktsuche verknüpfen
Lieferant ist kein Distributor Falsche Distributor-Zuordnung Lieferant in Odoo als ITscope-Distributor markieren
Duplikat-Fehler Bestellung wurde bereits übermittelt Status manuell prüfen, ggf. neu auslösen
Adresse unvollständig Pflichtfelder leer Lieferadresse vervollständigen

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